WCHMasters

AGA / AGM 2022

English
français

NOTICE OF THE 2022 ANNUAL GENERAL MEETING OF THE CANADIAN MASTERS WEIGHTLIFTING FEDERATION HALTÉROPHILIE MAÎTRES

DATE: July 8, 2022

LOCATION: Moncton, NB (details to follow)

TIME: 7 pm

Members will receive the Agenda and all of the Annual Reports prior to the AGM by email.

Members will have an opportunity to:

- Elect members to all Board positions;
- approve the Annual Reports;
- Président and National Chair (Mark Gomes)
- Treasurer (Jodi Podolas)
- Hall of Fame Secretary (Thorin Gault)
- Records Secretary (Linda Earnshaw)

The President will also announce the Lifetime Achievement Award.

2022 Executive Elective Positions Job Descriptions

English
français

PRÉSIDENT

  1. Élu à l’AGA par un vote des membres et nommé par le Conseil.
  2. Mandat: 2 ans.
  3. Se rapporte à la Fédération Haltérophilie Canadienne Maîtres (CMWFHCM).
  4. Un membre du Conseil des Directeurs (Conseil).

Tâches

  1. Diriger et superviser, de façon journalière, le fonctionnement complet de la CMWFHCM tel que résumé dans le Règlement 10(I).
  2. Avec le Conseil, nommer les secrétaires, les représentants régionaux, le Président National, les traducteurs et le webmestre.
  3. Diriger tous les membres de Conseil de la CMWFHCM, Présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux, Président National, traducteurs et le webmestre dans l’exécution de leurs tâches.
  4. S’assurer que tous les membres de Conseil de la CMWFHCM, Présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux, Président National, traducteurs et le webmestre exécutent leurs tâches tel que requis.
  5. S’assurer que les procédures financières sont suivies.
  6. Réviser les rapports et questions des comités, secrétaires, et représentants régionaux; donner des directions et le support pour accomplir les buts.
  7. S’assurer de l’exécution des règlements de la CMWFHCM.
  8. Présider à l’AGA.
  9. Représenter les intérêts de la CMWFHCM avec la CWFHC, la IWF Maîtres, Fédération Panaméricaine Maîtres et autres organisations externes pertinentes.
  10. Avec le Conseil, établir et mettre à jour les descriptions de tâches pour les secrétaires, les représentants régionaux, le Président National, les traducteurs, les comités permanents (tel que le Comité Antidopage) et les comités spéciaux (tel que le Comité des Politiques et Procédures).
  11. Demander conseil au Comité Aviseur quand jugé nécessaire.
  12. Préparer un rapport annuel écrit pour la CMWFHCM et le présenter à l’AGA.
  13. Avec le Conseil, s’assurer une quantité suffisante de médailles pour les athlètes canadiens Maîtres pour chaque compétition nationale future et fournir ces médailles au directeur de la compétition.
  14. Avec le Conseil, réviser et mettre à jour les “Directives/Protocole pour les Championnats Canadiens Maîtres d’Haltérophilie.”
  15. Garder et sécuriser les médailles nationales, documenter les quantités, médailles utilisées et retournées et fournir les quantités suffisantes chaque année pour le directeur de la compétition nationale tel que demandé.
  16. Alerter le Président National si une personne qui a la tutelle d’un Prix International cesse d’être un membre de la CMWFHCM et faire les arrangements pour nommer une nouvelle personne et transférer le Prix, avec les frais postaux couverts par la Fédération.
  17. Fournir au webmestre les articles de nouvelles appropriés pour le site web, incluant ceux reçus des représentants provinciaux/régionaux.

Communication

  1. Communiquer avec les membres du Conseil, officiels, secrétaires et représentants régionaux tel que nécessaire avec des copies au Secrétaire-Trésorier en tout temps.
  2. Communiquer avec toutes les organisations externes pertinentes.

Exigences

  1. Doit être bien informé des affaires de la CMWFHC, avoir une connaissance approfondie et une compréhension de ses règlements.
  2. Doit avoir une connaissance pratique des procédures parlementaires et doit avoir de l’expérience avec la Fédération soit sur le Conseil ou sur le Comité aviseur.

 

VICE-PRÉSIDENT

  1. Élu à l’AGA par un vote des membres, alternant entre les années d’élection du Président, et nommé par le Conseil.
  2. Un membre du Conseil.
  3. Mandat: 2 ans.
  4. Se rapporte au Président.

Tâches

  1. Succéder au Président dans le cas de maladie, blessure, mort ou démission.
  2. Aider le Président à diriger les membres du Conseil, présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux dans l’exécution de leurs tâches.
  3. Présider aux réunions quand le Président est absent.
  4. Prendre la relève du Président à l’AGA quand le Président souhaite adresser les questions de l’audience.
  5. Aider le Président à établir et mettre à jour les descriptions de tâches pour les secrétaires, représentants régionaux, Président National, traducteurs, comités permanents (tel que le Comité Antidopage) et comités spéciaux (tel que le Comité de Politiques et Procédures).
  6. S’assurer que les archives d’adhésion sont tenues de façon précise par le Secrétaire des adhésions.

Communication

  1. Communiquer directement avec le Président avec des copies au Secrétaire-Trésorier.
  2. Communiquer avec le Conseil et les présidents des comités tel que nécessaire avec des copies au Président et au Secrétaire-Trésorier.

Exigences

  1. Doit être bien informé des affaires de l’organisation.
  2. Doit avoir une connaissance approfondie et une compréhension des règlements de la CMWFHCM.
  3. Doit avoir une connaissance pratique de la procédure parlementaire.

 

SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

  1. Élu à l’AGA par un vote des membres et nommé par le Conseil.
  2. Mandat: 2 ans.
  3. Se rapporte au Président et au Vice-Président.
  4. Une des autorités signataires du Conseil.
  5. Président du Comité des Finances et Budget.
  6. Un membre du Conseil.

(S) = Le Président peut assigner cette responsabilité à un autre membre du Comité Aviseur ou préfère assumer cette responsabilité.

Le Secrétaire-Trésorier devra

  1. être responsable d’envoyer les avertissements, l’agenda et le procès-verbal des réunions de la Fédération et du Conseil (S);
  2. s’assurer que le procès-verbal est préparé (S) et que les registres de procès-verbaux sont maintenus adéquatement pour les réunions de la Fédération et du Conseil;
  3. recevoir et débourser, tel qu’approprié, tous les fonds de la Fédération et maintenir les archives tel que requis par la Fédération;
  4. soumettre un Rapport Annuel écrit pour l’Assemblée Générale Annuelle de la Fédération, incluant un budget annuel;
  5. travailler de près avec le comptable public nommé pour s’assurer que tous les documents sont remplis à temps avec Revenu Canada tel que requis par la loi;
  6. si nécessaire, fournir à Corporations Canada les états financiers de la Fédération pas moins de 21 jours avant l’Assemblés Générale Annuelle;
  7. s’assurer que l’état financier annuel est envoyé à tous les membres, ou rendu disponible à n’importe quel membre demandant une copie, pas moins de 21 jours mais à pas plus de 60 jours de l’Assemblée Générale Annuelle; et
  8. recommander au Conseil si la Fédération devrait avoir une vérification des comptes et aider à la sélection d’un réviseur comptable.

Tâches

  1. Répondre à la correspondance, incluant les courriels, rapidement.
  2. Être présent aux réunions du Conseil et à l’Assemblée Générale Annuelle, si possible.
  3. Préparer le procès-verbal de ces réunions et distribuer des copies aux membres du Conseil. (S)
  4. Préparer et distribuer: avertissement en avance des réunions, l’agenda des réunions, et procès-verbaux des réunions. (S)
  5. Faire les arrangements concernant le lieu des réunions tel que dirigé par le Président. (S)
  6. Maintenir les dossiers à jour concernant les documents de la CMWFHCM incluant: la correspondance entrante et sortante, courriels, procès-verbaux des réunions, etc. (S)
  7. Maintenir un système de suivi concernant tous les items en suspens.
  8. Aider le Conseil concernant l’administration et l’interprétation des politiques de la CMWFHCM.
  9. Aider le Président à établir et mettre à jour les descriptions de tâches des rôles de la Fédération.
  10. S’acquitter rapidement d’autres tâches que le Conseil demande.
  11. En consultation avec le Président, déterminer les responsabilités du comptable tel que noté ci-dessous par le (S), et s’assurer que ces responsabilités sont complétées de façon efficace.
  12. Se rapporter régulièrement au Conseil concernant les évènements financiers clés, les tendances, les inquiétudes, et une évaluation de la santé financière de la Fédération.

 

Responsabilités financières du Secrétaire-Trésorier

Un comptable peut être recruté pour aider le Secrétaire-Trésorier, sur des bases honoraires, avec les tâches assignées par le Secrétaire-Trésorier et approuvées par le Président.

  1. Gérer les finances de la Fédération, incluant la révision du Conseil et actions reliées aux responsabilités financières.
  2. Déposer tour l’argent reçu dans le compte bancaire de la CMWFHCM*.
  3. Faire des chèques de la part de la CMWFHCM tel que dirigé par le Conseil*.
  4. Se conformer avec des procédures judicieuses de contrôle financier*.
  5. En coopération avec le Conseil et son comptable, maintenir des registres précis et à jour de toutes les transactions financières de la CMWFHCM incluant une description détaillée de chaque item*.
  6. Avec l’assistance du comptable, préparer les états financiers annuels à être présentés à l’AGA avec les registres pour la vérification des comptes*.
  7. Avec l’assistance du comptable, préparer et distribuer les états bancaires à l’Exécutif quand demandé*.

 

Communication

  1. Communiquer directement avec le Président et Vice-Président.
  2. Communiquer avec toutes les organisations avec lesquelles la CMWFHCM est affiliée, avec des copies au Président.

 

Exigences

  1. Doit avoir une connaissance et une compréhension approfondie des règlements et politiques de la CMWFHC.
  2. Doit être rapide et précis dans la performance de ses tâches et doit maintenir le plus haut niveau de considération pour les transactions financières de la CMWFHCM.