PRESIDENT

1. Elected at AGM by membership vote and appointed by the Board.
2. Term of office: 2 years.
3. Reports to Canadian Masters Weightlifting Federation (CMWFHCM). A member of the Board of Directors.

Duties

1. Direct and oversee, on an everyday basis, the complete running of the CMWFHCM as summarized in By-law 10(I).
2. With the Board, appoint the Secretaries, Regional Representatives, National Chair, Translation Assistants and the Webmaster.
3. Direct all CMWFHCM Board members, Committee Chairs, Secretaries and Regional Representatives, National Chair, Translation Assistants and the Webmaster in the execution of their duties.
4. Ensure all CMWFHCM Board members, Committee Chair, Secretaries and Regional Representatives, National Chair, Translators and the Webmaster are fulfilling their duties as required.
5. Ensure that financial procedures are followed.
6. Review Committee, Secretary, and Regional Representative reports and issues; gives direction and support in achieving goals.
7. Enforce the CMWFHCM By-laws.
8. Conduct the AGM.
9. Represent the interests of the CMWFHCM with the CWFHC, IWF Masters, Pan Am Masters and other outside organizations.
10. With the Board, establish and update job descriptions for the Secretaries, Regional Representatives, National Chair, Translation Assistants, standing committees (such as the Anti Doping Committee) and ad hoc committees (such as a Policy and Procedure Committee).
11. Seek advice from the Advisory Committee when deemed necessary.
12. Prepare a written annual report for the CMWFHCM and presents it at the AGM.
13. With the Board, ensure that Canadian Masters awards medals are sufficient for each forthcoming national competition and provide these awards to the Competition Director.
14. With the Board, review and update the “Guidelines/Protocol for Canadian Masters Weightlifting Championships”
15. Keep and secure the national award medals, records quantities on hand, used and returned and provide sufficient quantities to each year’s national meet director as requested.
16. Alert the National Chair if a Guardian of an International Award ceases to be a member of the CMWFHCM and makes arrangements for the appointment of a new Guardian and transfer of the award, with postage costs covered by the Federation.
17. Provide the Webmaster with news items appropriate for the website, including those received from the Provincial/Regional Representatives.

Communication

1. Communicate with all Board Members, Officers, Secretaries and Regional Representatives as necessary with copies to the Secretary-Treasurer at all times.
2. Communicate with all relevant external organizations.

Requirements

1. Must be knowledgeable in the business of the CMWFHCM and a thorough knowledge and understanding of its By-laws.
2. Must have a working knowledge of parliamentary procedures
3. Should have Federation experience either on the Board or the Advisory Committee.

 

VICE-PRESIDENT

1. Elected at AGM by membership vote, between election years for President, and appointed by the Board.
2. A member of the Board.
3. Term of office: 2 years.
4. Reports to the President.

Duties

1. Succeed the President in the event of her or his illness, injury, death or resignation.
2. Assist the President in directing Board members, Committee Chairs, Secretaries and Regional Representatives in the execution of their duties.
3. Preside over meetings when the President is absent.
4. Take over the chair at AGM when President wishes to address items from the floor.
5. Assist the President in establishing and updating job descriptions for the Secretaries, Regional Representatives, National Chair, Translators, standing committees (such as the Anti-doping Committee) and ad hoc committees (such as a Policy and Procedure Committee).
6. Ensure records of membership are accurately kept by the Membership Secretary.

Communication

1. Communicate directly with the President with copies to the Secretary-Treasurer.
2. Communicate with Board and Committee Chairs as necessary with copies to the President and Secretary-Treasurer.

Requirements

1. Must be knowledgeable in the business of the organization.
2. Must have a thorough knowledge and understanding of the CMWFHCM By-laws.
3. Must have a working knowledge of parliamentary procedure.

 

SECRETARY-TREASURER

1. Elected at AGM by membership vote and appointed by the Board.
2. Term of office: 2 years.
3. Reports to the President and Vice President.
4. One of the Board’s signing authorities.
5. Chairs the Finance and Budget Committee.
6. A member of the Board
7. The President may assign this responsibility to another member of the Advisory Committee or prefer to assume this responsibility.

 

The Secretary-Treasurer shall

1. be responsible for circulating notices, agenda and minutes of the meetings of the Federation and of the Board (S);
2. ensure that minutes are prepared (S) and that minute books are properly maintained for meetings of the Federation and the Board;

1. receive and disburse, as appropriate, all funds of the Federation and keep such records as required by the Federation;
2. submit a written Annual Report to the Federation’s Annual Meeting, including an annual budget;
3. work closely with the appointed public accountant to ensure that all documents are filed on time with Canada Revenue Agency as required by law;
4. if necessary, provide Corporations Canada the annual financial statements of the Federation not less than 21 days  prior to the Annual Meeting; and
5. ensure that the annual financial statement is sent out to all members, or made available to any member requesting a  copy, not less than 21 days but not more than 60 days of the Annual Meeting.
6. recommends to the Board whether the Federation should have an audit and assist in the selection of an auditor.

Duties

1. Answer correspondence, including e-mails, promptly.
2. Attend all Board meetings and Annual General Meeting (AGM), when possible.
3. Take minutes of these meetings and issues copies to Board members. (S)
4. Prepare and issue: advance notice of meetings, agenda of meetings, and minutes of meetings. (S)
5. Arrange for location of meetings as directed by the President. (S)
6. Maintain up to date files of CMWFHCM documents including: incoming and outgoing correspondence, emails, minutes of meetings, etc. (S)
7. Maintain a follow-up system on all outstanding items.
8. Assist the Board in administration and interpretation of CMWFHCM policy.
9. Assist the President in establishing and updating job descriptions of Federation positions.
10. Promptly discharge other duties as the Board directs.
11. In consultation with the President, determine the responsibilities of the Bookkeeper such as noted below with asterisks, and ensure that those responsibilities are effectively conducted.
12. Regularly report to the Board on key financial events, trends, concerns, and assessment of the Federation’s fiscal health.

 

Financial Responsibilities of the Secretary-Treasurer

A bookkeeper may be recruited to assist the Secretary-Treasurer, on an honorarium basis, with duties assigned by the Secretary-Treasurer and approved by the President.

1. Manage the finances of the Federation, including the Board’s review of and action related to, financial
2. deposit all monies received into CMWFHCM bank account.* - Issue cheques on behalf of CMWFHCM as directed by the Board.*
3. Comply with sound financial control procedures*.
4. In cooperation with the Board and its Bookkeeper, maintain accurate up-to-date records of all financial transactions of CMWFHCM including a detailed description of each item.*
5. With the assistance of the Bookkeeper, prepare annual statements to be presented at the AGM along with books for audit.*
6. With the assistance of the Bookkeeper, prepare and issues bank statements to the Executive when requested.*

Communication

1. Communicate directly with the President and Vice-President.
2. Communicate with all organizations with which CMWFHCM is affiliated, with copies to the President.

Requirements

1. Must have a thorough knowledge and understanding of the CMWFHC By-laws and working policies.
2. Must be prompt and accurate in the discharge of duties and must maintain the highest regard possible for the financial transactions of the CMWFHCM.

PRÉSIDENT

1. Élu à l’AGA par un vote des membres et nommé par le Conseil.
2. Mandat: 2 ans.
3. Se rapporte à la Fédération Haltérophilie Canadienne Maîtres (CMWFHCM).
4. Un membre du Conseil des Directeurs (Conseil).

Tâches

1. Diriger et superviser, de façon journalière, le fonctionnement complet de la CMWFHCM tel que résumé dans le Règlement 10(I).
2. Avec le Conseil, nommer les secrétaires, les représentants régionaux, le Président National, les traducteurs et le webmestre.
3. Diriger tous les membres de Conseil de la CMWFHCM, Présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux, Président National, traducteurs et le webmestre dans l’exécution de leurs tâches.
4. S’assurer que tous les membres de Conseil de la CMWFHCM, Présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux, Président National, traducteurs et le webmestre exécutent leurs tâches tel que requis.
5. S’assurer que les procédures financières sont suivies.
6. Réviser les rapports et questions des comités, secrétaires, et représentants régionaux; donner des directions et le support pour accomplir les buts.
7. S’assurer de l’exécution des règlements de la CMWFHCM.
8. Présider à l’AGA.
9. Représenter les intérêts de la CMWFHCM avec la CWFHC, la IWF Maîtres, Fédération Panaméricaine Maîtres et autres organisations externes pertinentes.
10. Avec le Conseil, établir et mettre à jour les descriptions de tâches pour les secrétaires, les représentants régionaux, le Président National, les traducteurs, les comités permanents (tel que le Comité Antidopage) et les comités spéciaux (tel que le Comité des Politiques et Procédures).
11. Demander conseil au Comité Aviseur quand jugé nécessaire.
12. Préparer un rapport annuel écrit pour la CMWFHCM et le présenter à l’AGA.
13. Avec le Conseil, s’assurer une quantité suffisante de médailles pour les athlètes canadiens Maîtres pour chaque compétition nationale future et fournir ces médailles au directeur de la compétition.
14. Avec le Conseil, réviser et mettre à jour les “Directives/Protocole pour les Championnats Canadiens Maîtres d’Haltérophilie.”
15. Garder et sécuriser les médailles nationales, documenter les quantités, médailles utilisées et retournées et fournir les quantités suffisantes chaque année pour le directeur de la compétition nationale tel que demandé.
16. Alerter le Président National si une personne qui a la tutelle d’un Prix International cesse d’être un membre de la CMWFHCM et faire les arrangements pour nommer une nouvelle personne et transférer le Prix, avec les frais postaux couverts par la Fédération.
17. Fournir au webmestre les articles de nouvelles appropriés pour le site web, incluant ceux reçus des représentants provinciaux/régionaux.

Communication

1. Communiquer avec les membres du Conseil, officiels, secrétaires et représentants régionaux tel que nécessaire avec des copies au Secrétaire-Trésorier en tout temps.
2. Communiquer avec toutes les organisations externes pertinentes.

Exigences

1. Doit être bien informé des affaires de la CMWFHC, avoir une connaissance approfondie et une compréhension de ses règlements.
2. Doit avoir une connaissance pratique des procédures parlementaires et doit avoir de l’expérience avec la Fédération soit sur le Conseil ou sur le Comité aviseur.

 

VICE-PRÉSIDENT

1. Élu à l’AGA par un vote des membres, alternant entre les années d’élection du Président, et nommé par le Conseil.
2. Un membre du Conseil.
3. Mandat: 2 ans.
4. Se rapporte au Président.

Tâches

1. Succéder au Président dans le cas de maladie, blessure, mort ou démission.
2. Aider le Président à diriger les membres du Conseil, présidents de comités, secrétaires et représentants régionaux dans l’exécution de leurs tâches.
3. Présider aux réunions quand le Président est absent.
4. Prendre la relève du Président à l’AGA quand le Président souhaite adresser les questions de l’audience.
5. Aider le Président à établir et mettre à jour les descriptions de tâches pour les secrétaires, représentants régionaux, Président National, traducteurs, comités permanents (tel que le Comité Antidopage) et comités spéciaux (tel que le Comité de Politiques et Procédures).
6. S’assurer que les archives d’adhésion sont tenues de façon précise par le Secrétaire des adhésions.

Communication

1. Communiquer directement avec le Président avec des copies au Secrétaire-Trésorier.
2. Communiquer avec le Conseil et les présidents des comités tel que nécessaire avec des copies au Président et au Secrétaire-Trésorier.

Exigences

1. Doit être bien informé des affaires de l’organisation.
2. Doit avoir une connaissance approfondie et une compréhension des règlements de la CMWFHCM.
3. Doit avoir une connaissance pratique de la procédure parlementaire.

 

SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

1. Élu à l’AGA par un vote des membres et nommé par le Conseil.
2. Mandat: 2 ans.
3. Se rapporte au Président et au Vice-Président.
4. Une des autorités signataires du Conseil.
5. Président du Comité des Finances et Budget.
6. Un membre du Conseil.

(S) = Le Président peut assigner cette responsabilité à un autre membre du Comité Aviseur ou préfère assumer cette responsabilité.

Le Secrétaire-Trésorier devra

1. être responsable d’envoyer les avertissements, l’agenda et le procès-verbal des réunions de la Fédération et du Conseil (S);
2. s’assurer que le procès-verbal est préparé (S) et que les registres de procès-verbaux sont maintenus adéquatement pour les réunions de la Fédération et du Conseil;
3. recevoir et débourser, tel qu’approprié, tous les fonds de la Fédération et maintenir les archives tel que requis par la Fédération;
4. soumettre un Rapport Annuel écrit pour l’Assemblée Générale Annuelle de la Fédération, incluant un budget annuel;
5. travailler de près avec le comptable public nommé pour s’assurer que tous les documents sont remplis à temps avec Revenu Canada tel que requis par la loi;
6. si nécessaire, fournir à Corporations Canada les états financiers de la Fédération pas moins de 21 jours avant l’Assemblés Générale Annuelle;
7. s’assurer que l’état financier annuel est envoyé à tous les membres, ou rendu disponible à n’importe quel membre demandant une copie, pas moins de 21 jours mais à pas plus de 60 jours de l’Assemblée Générale Annuelle; et
8. recommander au Conseil si la Fédération devrait avoir une vérification des comptes et aider à la sélection d’un réviseur comptable.

Tâches

1. Répondre à la correspondance, incluant les courriels, rapidement.
2. Être présent aux réunions du Conseil et à l’Assemblée Générale Annuelle, si possible.
3. Préparer le procès-verbal de ces réunions et distribuer des copies aux membres du Conseil. (S)
4. Préparer et distribuer: avertissement en avance des réunions, l’agenda des réunions, et procès-verbaux des réunions. (S)
5. Faire les arrangements concernant le lieu des réunions tel que dirigé par le Président. (S)
6. Maintenir les dossiers à jour concernant les documents de la CMWFHCM incluant: la correspondance entrante et sortante, courriels, procès-verbaux des réunions, etc. (S)
7. Maintenir un système de suivi concernant tous les items en suspens.
8. Aider le Conseil concernant l’administration et l’interprétation des politiques de la CMWFHCM.
9. Aider le Président à établir et mettre à jour les descriptions de tâches des rôles de la Fédération.
10. S’acquitter rapidement d’autres tâches que le Conseil demande.
11. En consultation avec le Président, déterminer les responsabilités du comptable tel que noté ci-dessous par le (S), et s’assurer que ces responsabilités sont complétées de façon efficace.
12. Se rapporter régulièrement au Conseil concernant les évènements financiers clés, les tendances, les inquiétudes, et une évaluation de la santé financière de la Fédération.

 

Responsabilités financières du Secrétaire-Trésorier

Un comptable peut être recruté pour aider le Secrétaire-Trésorier, sur des bases honoraires, avec les tâches assignées par le Secrétaire-Trésorier et approuvées par le Président.

1. Gérer les finances de la Fédération, incluant la révision du Conseil et actions reliées aux responsabilités financières.
2. Déposer tour l’argent reçu dans le compte bancaire de la CMWFHCM*.
3. Faire des chèques de la part de la CMWFHCM tel que dirigé par le Conseil*.
4. Se conformer avec des procédures judicieuses de contrôle financier*.
5. En coopération avec le Conseil et son comptable, maintenir des registres précis et à jour de toutes les transactions financières de la CMWFHCM incluant une description détaillée de chaque item*.
6. Avec l’assistance du comptable, préparer les états financiers annuels à être présentés à l’AGA avec les registres pour la vérification des comptes*.
7. Avec l’assistance du comptable, préparer et distribuer les états bancaires à l’Exécutif quand demandé*.

 

Communication

1. Communiquer directement avec le Président et Vice-Président.
2. Communiquer avec toutes les organisations avec lesquelles la CMWFHCM est affiliée, avec des copies au Président.

 

Exigences

1. Doit avoir une connaissance et une compréhension approfondie des règlements et politiques de la CMWFHC.
2. Doit être rapide et précis dans la performance de ses tâches et doit maintenir le plus haut niveau de considération pour les transactions financières de la CMWFHCM.